Så behandlar vi dina uppgifter i kontot

1. Vem ansvarar för dina uppgifter

Questroom AB är personuppgiftsansvarig för uppgifterna i kontot.

• Questroom AB, organisationsnummer 556983-8526
• Kocksgatan 21A, 116 24 Stockholm
• E-post: hello@questrooms.se
• Telefon: 08-543 544 02

2. Uppgifter du lämnar i formuläret när du skapar kontot

Vissa uppgifter i formuläret krävs för att vi ska kunna öppna kontot. Andra är valfria. Lämnar du dem tomma fungerar kontot ändå.

• Förnamn och efternamn (krävs). Vi behöver dem för att kontot ska vara ditt och för att kunna tilltala dig i mejl.
• E-postadress (krävs). Den är ditt användarnamn. Innan kontot öppnas skickar vi en sexsiffrig kod till adressen, och du skriver in den på sidan. Kontot visar alla bokningar som någon gång gjorts med adressen. Därför måste du först visa att den är din.
• Telefonnummer (valfritt). Vi fyller i det åt dig när du köper ett presentkort och kan ringa dig om något gäller ett köp eller en bokning. Lämnar du det tomt når vi dig via e-post.
• Födelsedag, bara dag och månad (valfritt). Vi frågar inte efter år. Vi använder dagen för att gratulera dig, om du också har valt nyhetsbrevet. Lämnar du den tom får du ingen hälsning. Allt annat fungerar som vanligt.
• Inbjudningskod (valfritt). Har en vän bjudit in dig sparar vi vem det var, så att vännen kan få poäng när du har spelat. Utan kod skapas kontot som vanligt.
• Lösenord (krävs i formuläret, minst 12 tecken). Vi sparar det i en form som inte går att läsa tillbaka (hashad), så ingen hos oss kan se det. Hur vi kontrollerar lösenordet står i avsnitt 6.
• Rutan för nyhetsbrevet (valfri). Den är inte ikryssad från början. Kryssar du inte i den får du varken nyhetsbrev eller födelsedagshälsningar.
• Rutan ”Jag är minst 16 år och godkänner medlemsvillkoren” (krävs). Utan den kan du inte använda kontot. Vi sparar vilken version av villkoren du godkände och när du gjorde det.

3. Om du öppnar kontot utan formuläret

Har du bokat hos oss men aldrig fyllt i formuläret kan du också öppna kontot med en kod eller en länk till din e-post, till exempel från bokningssidan. Då hämtar vi förnamn, efternamn och telefonnummer från din senaste bokning.

Du har inget lösenord förrän du väljer ett under Inställningar. När du loggar in på det här sättet bekräftar du att du är minst 16 år och godkänner medlemsvillkoren.

4. Uppgifter som uppstår när du använder kontot

• Dina bokningar. Kontot hämtar alla bokningar som gjorts med din bekräftade e-postadress från vårt bokningssystem, till exempel spel, datum och belopp.
• Din poänghistorik (QP). Varje ändring sparas med datum och orsak: spelade spel och bonus, inloggning för dagen, när du löser Kodknäckaren, betyg på ett spel, vänner som har spelat, tidigare spel som räknades in när du skapade kontot, inlösta belöningar och rättelser som vår personal gör för hand. Avbokas ett spel eller markeras det som uteblivet besök tar vi bort raden för spelet ur historiken.
• Belöningskoder och medlemsrabatt. Vilka koder du har löst in, hur länge de gäller och när de har använts. Vi ser också när medlemskoden MEDLEM10 används med din e-postadress.
• Erfarenhet (XP), nivå och rang. XP och nivå räknar vi fram ur dina spel, dina betyg och de gånger du löser Kodknäckaren, pusslet i kontot. Rangen räknar vi fram ur alla QP du har tjänat.
• Inloggningskoder och länkar. När du ber om en kod, en inloggningslänk eller en länk för att byta lösenord sparar vi den i en form som inte går att läsa tillbaka, tillsammans med din e-postadress och hur länge den gäller. När den används sparar vi också IP-adressen och vilken webbläsare som användes.
• Inloggningar och din väg på webbplatsen. Vi sparar varje gång du loggar in, med IP-adress och webbläsare. Vi kopplar också webbläsaren du använder till kontot, så att vår personal kan se vilka sidor den webbläsaren har besökt på questrooms.se, även innan du skapade kontot, och var du först kom ifrån, till exempel en annons eller en sökning. Vi använder det för att hjälpa dig med frågor och för att förstå hur gäster hittar spelen.
• Din stjärnbild. Vi sparar vem som bjöd in dig och vilka du har bjudit in. I ditt konto ser du dina vänner med förnamn och första bokstaven i efternamnet, och deras vänner utan namn. Vår personal ser hela klubbens stjärnbild i administrationen.
• Om kontot missbrukas, till exempel för att samla poäng på ett orättvist sätt, kan vår personal spärra det. Ett spärrat konto går inte att logga in på, kan inte använda belöningskoder och tjänar inga poäng. Inget raderas, och vi sparar vem som spärrade det och varför.
• Dina val. Vi sparar vilken version av medlemsvillkoren du godkände och när. Säger du ja till nyhetsbrevet sparar vi när du gjorde det och vilken version av texten vid rutan du såg. Säger du nej sparar vi bara att du inte vill ha det.

5. Varför vi behandlar uppgifterna och med vilket stöd

Vi behandlar uppgifterna bara för de ändamål som står här. För varje ändamål finns en rättslig grund i dataskyddsförordningen (GDPR).

Vi ber inte om ditt samtycke för själva kontot. Kontot bygger på avtalet. Samtycke gäller bara nyhetsbrevet med födelsedagshälsningarna, och födelsedagen om du väljer att lämna den.

• Driva kontot och poängprogrammet. Vi öppnar kontot och loggar in dig, visar dina bokningar, räknar poäng, erfarenhet, nivå och rang, tar fram belöningskoder, ger medlemsrabatten och hanterar inbjudningar. Vi skickar också de mejl som kontot behöver: inloggningskoder, inloggningslänkar och länkar för att byta lösenord. Erbjudanden skickar vi bara om du har valt nyhetsbrevet. Grund: avtal (artikel 6.1 b). Kontot är ett avtal mellan dig och oss enligt medlemsvillkoren, och vi behöver uppgifterna för att uppfylla det.
• Skydda kontot och förhindra missbruk. Vi kontrollerar lösenord mot kända dataläckor, sparar IP-adress och webbläsare när en inloggningskod eller länk används och begränsar hur många koder som kan skickas och hur många gånger en kod kan prövas. Grund: berättigat intresse (artikel 6.1 f). Vårt intresse är att ditt konto inte ska kunna kapas och att programmet inte ska kunna utnyttjas. Du kan invända mot behandlingen, se avsnitt 10.
• Nyhetsbrev och födelsedagshälsningar. Grund: samtycke (artikel 6.1 a), som du ger med rutan för nyhetsbrevet. Du kan ta tillbaka samtycket när som helst. Det påverkar inte det vi har gjort innan dess.
• Födelsedagen. Grund: samtycke (artikel 6.1 a), som du ger när du fyller i fältet. Vi använder den bara till en hälsning på dagen, och bara om du också har valt nyhetsbrevet. Ta bort den under Inställningar när du vill.
• Telefonnumret, om du har lämnat det. Vi fyller i det åt dig när du köper ett presentkort i kontot, och vi kan ringa dig om något gäller ett köp eller en bokning. Grund: berättigat intresse (artikel 6.1 f). Ta bort numret under Inställningar när du vill.
• Bokföring. Grund: rättslig förpliktelse (artikel 6.1 c). Bokföringslagen kräver att vi sparar underlag för betalningar.

6. Kontrollen av ditt lösenord

När du väljer ett lösenord kontrollerar vi att det inte finns bland lösenord som har läckt vid kända dataintrång. Vi använder tjänsten Pwned Passwords.

Vår server räknar fram en kontrollsumma av lösenordet (en SHA-1-hash) och skickar bara de fem första tecknen av den. Tjänsten svarar med en lista över kontrollsummor av läckta lösenord som börjar på samma fem tecken. Jämförelsen görs sedan hos oss.

Lösenordet, resten av kontrollsumman, din e-postadress och ditt namn lämnar aldrig vår server. De fem tecknen räcker inte för att räkna fram lösenordet eller för att koppla det till dig.

7. Vilka som får del av uppgifterna

Vi säljer aldrig dina uppgifter. Vi delar dem bara med de mottagare som står här.

Inom Questrooms ser bara den personal som behöver det dina uppgifter, till exempel för att hjälpa dig med en bokning eller rätta ditt poängsaldo. Vännen som bjöd in dig ser inte ditt namn eller dina bokningar, bara att en vän har spelat och vilka poäng det gav.

• Brevo (Sendinblue SAS, Frankrike), som skickar e-post åt oss: nyhetsbrevet, födelsedagshälsningen och mejl som hör till kontot och bokningarna. Alla som har bokat hos oss eller har ett konto finns som kontakt hos Brevo med e-postadress och namn. Där markerar vi om du har sagt ja till nyhetsbrevet, och nyhetsbrev skickar vi bara till dem som har sagt ja. Ett ja från kontot registrerar vi först när du har bekräftat adressen med koden.
• Leverantörer som driver webbplatsen åt oss. De, liksom Brevo, får bara behandla uppgifterna för vår räkning och enligt våra instruktioner.
• Myndigheter, när lagen kräver det, till exempel vid granskning av bokföringen.

8. Överföring utanför EU och EES

Vi för inte över uppgifterna i kontot till länder utanför EU och EES. Brevo är ett franskt företag inom EU.

Skulle det ändras uppdaterar vi den här texten först och använder de skyddsåtgärder som GDPR kräver, till exempel EU-kommissionens standardavtalsklausuler.

De fem tecken som skickas till Pwned Passwords när vi kontrollerar ditt lösenord räcker inte för att identifiera dig och är därför inga personuppgifter.

9. Hur länge vi sparar uppgifterna

• Kontot, poänghistoriken och belöningskoderna sparar vi så länge kontot finns. Poängen går aldrig ut, och därför raderar vi inte ett konto bara för att det inte har använts på ett tag.
• Inloggningskoder och länkar slutar fungera när de har använts eller gått ut. Vi sparar dem i en form som inte går att läsa tillbaka.
• Bekräftar du aldrig adressen med koden finns uppgifterna från formuläret kvar hos oss tills vidare. Vill du att vi raderar dem, skriv till hello@questrooms.se.
• Raderar du kontot under Inställningar tar vi bort kontot, poänghistoriken, belöningskoderna, inloggningskoderna och länkarna, uppgifterna om dina inloggningar och kopplingen mellan din webbläsare och kontot. Det går inte att ångra, och poängen försvinner. Vänner som du har bjudit in behåller sina konton, men utan koppling till dig.
• Bokningarna och dina kunduppgifter i bokningssystemet påverkas inte när kontot raderas. Där gäller vår allmänna integritetspolicy. Underlag för betalningar sparar vi så länge bokföringslagen kräver.
• Dina betyg av spelen sparar vi med din e-postadress, inte i kontot. De finns kvar när kontot är raderat. Vill du att vi tar bort dem, skriv till oss.
• Avslutar du nyhetsbrevet under Inställningar markerar vi hos Brevo att du inte vill ha det. Raderar du kontot gör vi det också. Din adress och ditt namn finns kvar som kontakt hos Brevo, eftersom de hör till dina bokningar, men du får inga nyhetsbrev.

10. Dina rättigheter

Du har rätt att:

• Få veta vilka uppgifter vi har om dig och få en kopia av dem (registerutdrag).
• Få fel rättade. Namn, telefon och födelsedag ändrar du själv under Inställningar.
• Få dina uppgifter raderade. Kontot raderar du själv under Inställningar. Det som lagen kräver att vi sparar, som bokföringen, raderar vi när tiden har gått ut.
• Begära att vi begränsar behandlingen, till exempel medan vi kontrollerar om en uppgift stämmer.
• Få de uppgifter du själv har lämnat i ett maskinläsbart format, så att du kan flytta dem (dataportabilitet).
• Invända mot behandling som bygger på vårt berättigade intresse. Då slutar vi, om vi inte har tungt vägande skäl som går före ditt intresse.
• Ta tillbaka ditt samtycke till nyhetsbrevet och födelsedagshälsningarna när som helst, under Inställningar eller med länken längst ned i varje nyhetsbrev.

11. Så använder du dina rättigheter

Skriv till hello@questrooms.se när du vill använda dina rättigheter. Vi svarar inom en månad. Är begäran omfattande kan vi förlänga tiden med högst två månader. Då säger vi till inom en månad och förklarar varför. Vi kan behöva be dig bekräfta att det är du, till exempel med en kod till kontots e-postadress.

Tycker du att vi behandlar dina uppgifter fel kan du klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), imy.se. Hör gärna av dig till oss först, så försöker vi lösa det.

12. Inga automatiska beslut

Poäng, erfarenhet, nivå och rang räknas ut automatiskt efter de fasta reglerna i medlemsvillkoren. Vi fattar inga beslut som enbart bygger på automatisk behandling och som har rättsliga följder för dig eller på liknande sätt påverkar dig i betydande grad.

Tror du att något har blivit fel med dina poäng? Hör av dig, så tittar vår personal på det och rättar det vid behov.

13. Åldersgräns

Kontot är till för dig som har fyllt 16 år. Det bekräftar du med rutan i formuläret, eller när du loggar in med en kod eller länk. Får vi veta att någon under 16 år har skapat ett konto raderar vi det.

Yngre spelare är lika välkomna att spela hos oss. Det är bara kontot och poängen som kräver att du har fyllt 16.

14. Ändringar i den här texten

Ändrar vi hur vi behandlar uppgifterna i kontot uppdaterar vi texten här. Gäller ändringen något väsentligt, till exempel ett nytt ändamål eller en ny mottagare, mejlar vi dig minst 30 dagar innan den börjar gälla. Behöver vi ditt samtycke för något nytt frågar vi först.

15. Kontakt

Har du frågor om dina uppgifter? Skriv till hello@questrooms.se eller ring 08-543 544 02. Du kan också skicka brev till Questroom AB, Kocksgatan 21A, 116 24 Stockholm.